الحضور والانصراف وأهميتها في الشركات

يعد الحضور والانصراف اليوم من بين اهم الاليات التي لا غنى عنها اليوم داخل كبرى المؤسسات والشركات، ومن المؤكد أن تلجأ له الكثير من الشركات فهو يعمل على توفير الوقت والمجهود في متابعة ساعات العمل الخاصة بالموظفين داخل الشركة. يمكن تعريف الحضور والانصراف انه حصر الوقت الذي استغرقه العامل اثناء تأدية عملة. كما ان الحضور والانصراف يفيد في متابعة حركات دخول وخروج الموظفين من مقر العمل سواء كان مكان ثابت او مشروع او أي ميدان اخر ويساعد الشركات في احتساب ساعات الإنتاج لكل موظف على حده مما يعطي مؤشرات على حسن الإنتاج من عدمه.

أهمية الحضور والانصراف لدي المؤسسات

يمكن للحضور والانصراف تقليل ساعات العمل المهدرة والتي تكلف الشركة أحيانا مبالغ طائلة حيث ان هذه الساعات تدفعها الشركة في صورة رواتب للموظفين نظير هذا الوقت لإنجاز عمل معين يخدم الشركة.

مؤشر انضباط

يعد حضور الموظف إلى عمله وانصرافه في الوقت المحدد أحد مؤشرات الانضباط والالتزام، وتستكمل هذه الصورة حينما يتوج ذلك بحسن الأداء واحترام متطلبات الوظيفة.

معرفة الحضور والانصراف والغياب اليومي لأي موظف هو من أهم ضوابط العمل التي يتعلمها الموظف. وقد جرت العادة على اعتبار هذا مفتاح الانضباط والجديّة في العمل. حتى صار يمثل أساس من أساس قياس انتاجية العمل عند عدد من المدراء.

قديما

كانت الشركات قديما تلجأ إلى تعيين موظف او أكثر في الشركة مسؤولين عن وضع السجلات الخاصة بالحضور والانصراف بالموظفين، على أن يقوموا بتسجيل كل حركات الحضور وحركات الانصراف لكل موظف على حدة وكان يتم عمل ملخص خاص بكل موظف لكل شهر، حتى يتم معرفة عدد أيام حضور الموظف وكذلك أيام التغيب عن العمل واحتساب الراتب الخاص بكل موظف، والجدير بالذكر فان تلك الطرقة كانت متعبة جدا في حصر الموظفين.

كما أن تلك الطريقة كانت غير دقيقة ويوجد بها الكثير من الأخطاء حيث أن موظف واحد أو عدة موظفين لن يستطيعوا حصر جميع الحركات الخاصة بكل موظف على حدا مثل الاستاذان او مأموريات العمل، حيث ان ذلك يتطلب الكثير الجهد طوال الشهر من أجل عملية الحصر خصوصا في الشركات التي يوجد لديها عدد كبير من الموظفين.

حديثا

مع التطور التكنولوجي الهائل في تكنولوجيا المعلومات ظهر ما يعرف الان بنظام الحضور والانصراف (نظام البصمة).

نظام الحضور والانصراف هو برنامج يحمل على الكومبيوتر يتصل بجهاز تسجيل الحضور والانصراف ويقوم بتحليل حركات الدخول والخروج لكل الموظفين واحتساب اجمالي عدد ساعات العمل والغياب والتأخير وكذلك العمل الإضافي.

ويعتبر البرنامج وأجهزة التسجيل هما المكونان الاساسين لأي نظام حضور وانصراف وفيما يلي شرح هذه المكونات.

جهاز التسجيل (جهاز البصمة)

هو جهاز يقوم بتسجيل حركات الدخول والخروج بالتاريخ والوقت برقم الموظف وله أكثر من طريقة

• عن طريق الرقم التعريفي وكلمة المرور
• عن طريق بصمة الاصبع.
• عن طريق بصمة العين.
• عن طريق كارت RFID.

ويمكن اختيار طريقة واحدة او اكثر لكل موظف حسب دورة وحسب لوائح الشركات .

برنامج الحضور والانصراف

برنامج الحضور والانصراف هو تطبيق ممكن ان يحمل على الحاسب الالي او الجوال وله اشكال وانواع كثيرة يختلف بإختلاف التكنولوجيا المستخدمة به وعلى حسب ايضا الية العمل المعمول بها داخلة

هو نظام متابعة أوقات الحضور و الأنصراف، الغياب و طلبات الموظفين يتكامل مع عمل قسم الموارد البشرية و حساب المرتبات، فيمكنك باستخدام التقارير التي تم جمعها من برنامج معرفة عدد ساعات العمل لكل موظف لأحتساب الرواتب و المكافئات أو الخصومات. و بذلك يتم إزالة إمكانية الخطأ في البيانات

مصمم لتقليل التدخل اليدوي للحد الأدنى. لذلك سيقوم البرنامج آلياً بحساب عدد ساعات العمل للموظف، تبديل الورديات ، تغير أنماط العمل، ساعات العمل الأضافي ، التأخر.... و الكثير الكثير